1. OBJETIVO
El presente instructivo tiene como objetivo establecer un mecanismo que le permita al responsable del manejo de caja menor, tener permanentemente dinero en efectivo para los gastos administrativos y operativos, que por su bajo costo no ameritan la elaboración de un cheque y unificar los procedimientos para el manejo de las cajas menores, enviar informes oportunos sin necesidad de esperar los extractos bancarios.
2. ALCANCE
Aplicar el presente procedimiento para obtener un buen y ágil manejo de la caja menor
3. CONTROL
El Ordenador de gasto más cercano, el fiscal, el Contador, o la persona que estos asignen, en cualquier momento sin previo aviso podrían realizar arqueos totales o parciales a la caja menor. El Responsable de la Caja Menor tiene como función el control de la Caja Menor, la austeridad en los gastos, la custodia de los bienes, el anexo de los soportes. (Recibo de caja, factura, cuenta de cobro etc.) para su buen funcionamiento. De lo contrario responde disciplinariamente y pecuniariamente.
4. DEFINICIONES
RECIBO PROVISIONAL: Recibo elaborado a las personas que necesitan hacer alguna compra y no tienen el soporte respectivo para su legalización. Este debe permanecer en la caja, diligenciado y firmado, indicando el concepto, la cuantía y la fecha del desembolso, mientras entregan la factura o soporte definitivo correspondiente y tendrá máximo tres (3) días hábiles para legalizarlo y no se podrán entregar nuevos recursos a un empleado, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
CAJA MENOR: Es un fondo fijo en efectivo, destinado a cancelar los gastos de menor cuantía que demande el sindicato.
ARQUEO: Reconocimiento de los soportes, facturas y recibos provisionales que existen en la caja menor. Se suman los documentos soportes + el efectivo + saldo en bancos es igual al fondo fijo de la caja menor, si existiere alguna diferencia se debe comunicar al ordenador del gasto más cercano y la Junta Directiva, para la acciones pertinentes.
GASTOS DE MENOR CUANTIA: Son aquellos destinados a la adquisición de bienes y servicios que son imprescindibles para el normal funcionamiento del Sindicato y que por lo tanto no son susceptibles de programación; de lo contrario si la cuantía se supera se debe tramitar la solicitud ante la Junta Directiva la adquisición del Bien o servicio, con 10 días hábiles de anticipación anexando 3 cotizaciones para que la Junta Directiva tome la decisión y el traslado de los recursos. Los recursos se pueden trasladar por dos vías. La primera cancelándole directamente al proveedor, la segunda utilizando la cuenta de la caja menor como puente.
ORDENADORES DEL GASTO
El presidente de la Junta Directiva, los presidentes de los comités Direcciones Regionales y Seccionales
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